Lato sprzyja organizowaniu pikników, imprez miejskich i koncertów w plenerze. Do przygotowania większej imprezy masowej zdecydowanie dobrze jest wynająć solidną firmę, dla której organizowanie i obsługa techniczna imprez to codzienność, bo na pewno zajmie się tym fachowo i w pierwszej kolejności załatwi konieczne pozwolenia, ważne dokumenty i tym podobne rzeczy, następnie zatroszczy się o jej prawidłowy przebieg, a na końcu po wszystkim posprząta…
Autor: U.S. Naval Forces Central Command
Źródło: http://www.flickr.com
Organizacja przedsięwzięcia – koncertu, pikniku czy zawodów sportowych – zarówno na otwartej przestrzeni, jak i w sali to nie tylko integracja społeczeństwa i realizacja ciekawego pomysłu. Na organizatorach przedsięwzięcia ciąży wiele zadań, z jakich powinni się wywiązać, zarówno programowych, jak i całej organizacji. Bardzo istotne jest uzyskanie aktualnych pozwoleń, zapewnienie bezpieczeństwa i przestrzeganie prawa. Bardzo ważna jest również obsługa techniczna imprez. Kiedy pomysł na wydarzenie jest opracowany, na początku oczywiście trzeba dokonać wyboru miejsca jego realizacji. Miejsce oczywiście powinno być dopasowane do charakteru planowanego przedsięwzięcia. Jeśli wybierzemy park, stadion sportowy albo inną przestrzeń otwartą, musimy liczyć się z tym, że będzie trzeba wydzielić jakiś teren oraz pomyśleć, co zrobić, gdy pogoda będzie krzyżować plany.
Jeżeli pomieszczenie jest zamknięte, jak sala sportowa lub sala widowiskowa, należy mieć na uwadze ograniczoną miejsc. Następnym krokiem w przygotowaniu imprezy jest wymyślenie jej celu, terminu i programu. Zwykle trzeba przygotować jej regulamin i skonstruować szczegółowy program minutowy wraz ze scenariuszem otwarcia, przebiegu i zamknięcia imprezy. Dokumenty te wymagane są najczęściej na długo przed jej zorganizowaniem, bo władze miasta chcą mieć do nich wgląd. Ponieważ nakłady finansowe najczęściej są dość duże, odpowiednio wcześniej należy zaplanować budżet, ewentualne źródła finansowania (sponsorzy, zbiórka publiczna). Żeby frekwencja dopisała, należy postawić też na promocję imprezy (plakaty, artykuły prasowe). Po otrzymaniu wymaganych prawem pozwoleń najczęściej przychodzi moment na najbardziej pochłaniające energię działania, to znaczy przygotowanie dekoracji, zaplanowanie strefy gastronomicznej i punktów poboru prądu (tu pomoże wypożyczalnia agregatów prądotwórczych – więcej agregaty prądotwórcze wynajem (wynajem mieszkania sosnowiec) warszawa). Trzeba zdecydować też, komu przypadnie obsługa techniczna imprez towarzyszących naszej (jeśli takie są w planach), zabezpieczyć służby porządkowe, punkty medyczne i zaplecze sanitarne.
Jak widać – spraw jest wiele. Zdecydowanie lepiej jest zdać się na profesjonalną firmę, aby przed planowaną imprezą nie martwić się, czy wypożyczalnia agregatów prądotwórczych dostarczy je na czas, czy punkty gastronomiczne będą dobrze zaopatrzone i czy frekwencja dopisze i impreza się zwróci.
