Przede wszystkim bardzo istotne jest zorientowanie się ile osób będzie uczestniczyło w konferencji. Jeżeli oszacujemy tę liczbę z łatwością będziemy mieli możliwość wybrania odpowiedniej wielkości sali. Nie można dopuścić do sytuacji, w której wnętrze jest zbyt duże lub małe. W pierwszym przypadku osoba przemawiająca będzie posiadała wrażenie, że wygłasza do pustej sali, co na pewno nie będzie sprzyjać przekazowi. Poza tym może to wzmóc stres podczas wystąpienia, a wiadomo, że komfort psychiczny gości jest bardzo ważna. Jednocześnie należy zapewnić również wygodę fizyczną, tym samym nie można wynająć miejsca zbyt małego. Może to być przytłaczające dla przemawiających, a poza tym nikt nie powinien zostać bez miejsca lub nie móc usiąść przez cały czas trwania konferencji. Prawidłowo jest także zapewnić uczestnikom posiłki podczas konferencji. Najkorzystniej jest znaleźć restaurację niedaleko miejsca konferencji lub też zamówić katering. W takiej sytuacji należy przejrzeć oferty przy pomocy Internetu. Wystarczy wprowadzić w wyszukiwarkę frazy, takie jak m.in.: „restauracje Legnica” czy „katering Legnica”. W odpowiedzi otrzymamy zarówno strony ogólne, na których użytkownicy oceniają i rekomendują dane miejsce, jak i domowe strony wybranych miejsc. Sprawdzając je, możemy obejrzeć galerię zdjęć, pełne menu, cennik oraz dane kontaktowe, dzięki którym możemy zabukować odpowiednią liczbę miejsc oraz sprawdzić jak daleko od miejsca konferencji znajduje się dana restauracja. Jeżeli zapraszamy uczestników spoza miasta, warto zapewnić im miejsca noclegowe. W tym celu także powinno się sprawdzić oferty w Internecie.
Znowu najlepszym rozwiązaniem jest lokacja gości w bliskiej okolicy miejsca konferencji. Powtórnie najłatwiejszym sposobem jest wyszukanie odpowiedniego miejsca w Internecie, wpisując m.in.: „hotel Legnica” czy „noclegi Legnica” i z pewnością można trafić na przykład, tutaj: zobacz Hotel Kamieniczka i jego pokoje. Na pewno bezproblemowo znajdziemy najlepsze miejsce. Organizując konferencję, powinno się zaplanować nawet najmniejszy szczegół. Zapewni nam to komfort psychiczny, a uczestnikom niczym nieprzerwaną satysfakcję z uczestnictwa w tak odpowiednio przygotowanym wydarzeniu. Powinno się podejść do organizacji naprawdę poważnie, gdyż świetna sala konferencyjna warszawa zostanie wizytówką naszej firmy.